In elk atelier van het dagcentrum vindt wekelijks een medewerkersvergadering plaats. Een blik achter de schermen.
‘De wekelijkse medewerkersvergadering in het dagcentrum verloopt volgens een alternerend systeem,’ steekt orthopedagoog Charlotte De Winne van wal. ‘De ene week valt ze op maandag, de volgende op dinsdag, enzovoort. Op die manier kunnen medewerkers die deeltijds werken er minstens één keer per drie weken bijzijn.’
Deze week valt de vergadering op vrijdag. Het dagcentrum is alvast in volle voorbereiding: koffie en thee worden klaargezet en ijsjes met verse aardbeien worden uitgeschept. ‘Vroeger heette de medewerkersvergadering nog ‘koffieklets’,’ legt Charlotte uit, ‘omdat er altijd koffie werd gedronken en een dessert werd voorzien. Die traditie hebben we bewaard.’
Inderdaad, onder de naam ‘koffieklets’ bestond de medewerkersvergadering al van bij de start van De Sperwer: ‘Dat heeft te maken met gelijkwaardigheid, waar we in De Sperwer altijd van vertrekken,’ legt Charlotte uit. ‘Met de begeleiders vergaderen we elke twee weken om afspraken te maken. Maar de medewerkers zien wij ook als een team, dus is het belangrijk dat zij ook een stem hebben en laten horen wat er bij hen leeft om goed te kunnen samenwerken. Dat sluit aan bij de pijler ‘betrokkenheid en vertrouwen’ uit onze basisvisie.’
Achter de schermen van het tuinatelier
Wat er leeft, gaan we vandaag peilen in het tuinatelier. Daar staan de koffies en theetjes inmiddels te dampen op de tafel. Zeven medewerkers tekenen present. ‘Tot twaalf jaar geleden vergaderden we nog in de grote groep,’ zegt Charlotte, ‘maar op de duur waren we met zoveel medewerkers dat de drempel wel erg hoog werd om het woord te nemen. Nu wordt er vergaderd per atelier.’
Petra, de begeleidster van het tuinatelier, geeft de agenda door aan medewerker Rachid. Hij zal vandaag de vergadering voorzitten en leest de agendapunten voor. Doorheen de week worden die verzameld door de coördinatoren, maar ook de medewerkers kunnen punten aanbrengen.
Rachid leest het eerste punt op de agenda voor: het Oogstfeest in augustus. Wie komt? Wie kiest welk menu? En wie zal welke taak op zich nemen – het aperitief, de groenten, het vlees, het dessert of de tafels dekken en versieren? Medewerkster Lutgarde noteert alle keuzes.
Het tweede agendapunt gaat over het verlof dat voor de deur staat. Kan iedereen zijn werkkledij meenemen naar huis? ‘Hoezo?’ vraagt medewerkster Miet. ‘Mogen we ze niet stijf laten worden zodat we ze kunnen rechtzetten?’ Algehele hilariteit volgt. De grapjes over zweetluchtjes vliegen in het rond. En dan is het tijd voor een vast agendapunt.
SMOG
‘SMOG staat voor Spreken Met Ondersteuning van Gebaren,’ legt Charlotte uit. ‘Het zijn eenvoudige, intuïtieve gebaren waarbij je het woord ook uitspreekt en het gebaar evenveel keer herhaalt als het woord lettergrepen heeft. Zo zal je bij het woord ‘water’ twee keer het gebaar doen. SMOG bestaat uit een 500-tal woorden en de meeste frequente worden veel gebruikt in onze dagelijkse werking. Ook medewerkers die zich wél goed kunnen uitdrukken via gesproken taal gebruiken SMOG om zich uit te drukken tegen bepaalde collega’s voor wie dat moeilijker ligt.’
Vandaag staat een zestal woorden op de agenda die verband houden met de tuin. Aan de hand van een filmpje, dat een aantal medewerkers in de afgelopen week heeft opgenomen, worden de woorden ‘tuin’, ‘bloem’, ‘gieten’, ‘spitten’, ‘planten’ en ‘groeien’ herhaald. En na nog een paar extra oefenrondjes onder leiding van Petra, zitten ze bij alle tuinmedewerkers weer fris in het geheugen.
Rekenwonders
Dan is het tijd voor het rondje van de verjaardagen van de collega’s en begeleiders. Aan de hand van de geboortedata, die op de agenda vermeld staan, berekenen de rekenwonders in de groep hoe oud collega x of y precies geworden is. En wie is eigenlijk de oudste rond de tafel vandaag, vragen de medewerkers zich luidop af.
De vergadering wordt afgesloten met het traditionele rondje ‘goed’ en ‘minder goed’, een gelegenheid voor medewerkers om aan te geven wat ze in de afgelopen tijd hebben geapprecieerd (het nieuwe poesje in de boerderij!) en wat ze minder hebben geapprecieerd (de afspraken rond plaatsnemen aan tafel kunnen nog beter worden opgevolgd). Daarmee valt het doek over de medewerkersvergadering, die vandaag meer dan 45 minuten duurde.
‘Het beginuur staat vast, het einduur niet,’ legt Charlotte uit. ‘Op die manier geven we alle ruimte aan wat er gezegd moet worden’. Van de vergadering zal nog een verslag worden gemaakt, ‘met tekst en picto’s. Dat nemen de medewerkers mee naar huis. Aan de hand daarvan kunnen ze uitleggen wat er besproken is. Of kunnen de ouders of het netwerk nalezen wat hier allemaal reilt en zeilt in De Sperwer.’
Momenteel is de verslaggeving in handen van het secretariaatsteam. ‘Maar de bedoeling is dat het uiteindelijk de verantwoordelijkheid van het digitaal atelier wordt. Dan kunnen de medewerkers zelf het verslag maken en afprinten, met alle digitale vaardigheden die daarbij komen kijken. Dan zou de cirkel mooi rond zijn,’ besluit Charlotte.